مراحل الزام به تنظیم سند

یکی از مسائلی که به دنبال معاملات و خرید و فروشی ملک سر راه خریداران قرار می‌گیرد، خودداری  فروشنده از حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی انتقال است. این نقض تعهد در حالی است که در اغلب موارد فروشنده درصد بالایی از ثمن معامله یا قیمت ملک را دریافت کرده است و بعضا به دلایلی همچون ادعای بالا رفتن ارزش ملک یا ناتوانی از پرداخت بدهی بانک به منظور فک رهن، از انجام تعهد خود امتناع می‌کند. در طی کردن مراحل الزام به تنظیم سند رسمی باید توجه نمود که دعوی مذکور به نحو صحیح طرح گردد. زیرا در غیر این صورت هزینه‌های انجام شده اعم از هزینه‌های مالی و زمانی که برای طرح دعوی صرف شده است، بدون نتیجه مانده و خواهان دوباره باید با صرف زمان و هزینه جدید، مراحل الزام به تنظیم سند را طی نماید.

قولنامه چیست؟

تاکنون تعاریف مختلفی از قولنامه توسط حقوقدانان ارائه شده است. در یک تعریف، قولنامه «سندی است که در آن عاقد (فروشنده) تعهد فروش عین معینی را که مالک آن است در آینده‌ای معلوم در برابر ثمن مشخص می‌کند.» براساس این تعریف، در حین تنظیم قولنامه انتقال ملکیت صورت نمی‌گیرد. در یک تعریف دیگر براساس نظر دکتر کاتوزیان «در مواردی که دو نفر تصمیم به پیمانی گرفته‌اند و در شرایط آن نیز با هم کنار آمده‌اند، گاه به دلیل موانع خارجی نمی‌توانند پیمان نهایی را به طور قطع واقع سازند، پس برای این که زمینه را آماده سازند و در آینده نیز به وقوع قرارداد مطمئن باشند؛ در برابر هم تعهد می‌کنند که آن را در مدت معین و با همان شرایط مورد توافق منعقد سازند. این پیمان مقدماتی را قولنامه می‌نامند.

سند رسمی چیست؟

سند رسمی عبارت است که از اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر ماموران رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها، طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. غیر از آن، سایر اسناد در حکم عادی هستند. حفظ و نگهداری اسناد، بسیار مهم است و باید مراقب بود که متن سند به دقت تنظیم شده و از خط خوردگی یا نوشتن مطالب بیهوده و تکراری خودداری شود، زیرا اگر در ذیل یا حاشیه یا ظهر (پشت) سندی که در دست ابراز کننده است، مندرجاتی باشد که حکایت از بی اعتباری یا از اعتبار افتادن تمام یا قسمتی از مفاد سند باشد، مندرجات مزبور و معتبر محسوب می‌شوند، اگرچه تاریخ و امضا نداشته و به وسیله خط کشیدن یا نحو دیگر باطل شده باشد.

مفاد سند رسمی در صورت عدم مخالفت با قوانین درباره طرفین و وراث و قائم مقام آن‌ها معتبر شده است و اعتبار آن‌ها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد، در دو مورد اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را می‌یابد. بنابراین، اسناد رسمی یا در حکم آن را به دستجات زیر می‌توان تقسیم نمود:

انواع اسناد رسمی

• اسناد تنظیمی در ادارات ثبت اسناد و املاک
• اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی
• اسناد تنظیمی در نظر مامورین رسمی (غیر از دو مورد فوق)
• اسناد تنظیمی که صدور آن مورد تایید شخصی باشد که مفاد سند علیه اوست.
• اسنادی که صحت صدور آن در چک ثابت شود.
• مواردی که قانونگذار صراحتا احکام اسناد رسمی را بر دسته‌ای از اسناد رسمی بار کرده باشد.

تفاوت اسناد رسمی با سایر اسناد

قانونگذار برای اسناد رسمی امتیازاتی را درنظر گرفته است از جمله:

• لازم الاجرا بودن مفاد اسناد رسمی در موارد مقرر در قانون از جمله مواد ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت اسناد و املاک
• اعتبار مفاد این اسناد درباره طرفین و قائم مقام آنان
• عدم استماع، انکار و تردید در مقابل اسناد رسمی

شرایط طرح دعوی و مراحل الزام به تنظیم سند

نخستین اثر حقوقی قولنامه، تنظیم سند رسمی است. اعم از اینکه، آن را قولنامه (تعهد فروش) یا مبایعه نامه (سند فروش) بنامیم. قولنامه حاوی یک تعهد و قول است. هنگامی که خریدار و فروشنده قصد انجام معامله‌ای را دارند اما هنوز مقدمات لازم را فراهم نکرده‌اند، قراردادی منعقد کرده  و در آن، دو طرف تعهد می‌کنند که معامله را با شرایط معین و ظرف مهلتی خاص انجام دهند. این توافق‌ها مشمول ماده ۱۰ قانون مدنی است.

موضوع مهم این است که سند مورد نظر، اثبات کننده وقوع معامله و مالکیت باشد و حال آن که قولنامه چنین اثری را ندارد. به این معنا که تا زمانی که فروشنده در دفتر اسناد رسمی ملک را منتقل نکرده است، نه خریدار می‌تواند ادعای انجام معامله را داشته باشد و نه اشخاص ثالث می‌توانند به وقوع معامله بین طرفین استناد کنند. در روند عادی، طرفین در دفترخانه حاضر و با رعایت تشریفات مورد نیاز اقدام به ثبت مالکیت می‌کنند که این مهمترین اثر حقوقی قولنامه است.

حال اگر یکی از طرفین معامله از تعهدات خود سرباز زند، در این فرض، مهم‌ترین اثر قولنامه که تنظیم سند و انتقال است، آشکار می‌شود و متعهد له می‌تواند الزام متعهد را به انجام تعهد بخواهد. دادگاه نیز با توجه به مفاد قرارداد و اوضاع و احوال، امارات و قرائن موجود، حکم خود را صادر می‌کند و تا زمانی که به این تعهد عمل نشود، همچنان به قوت خود باقی است و حتی مرگ متعهد نیز نمی‌تواند تعهد را از بین ببرد و این تعهد به وراث منتقل می‌شود و در صورت امتناع آن‌ها دادگاه می‌تواند الزام آن‌ها به تنظیم سند را بخواهد.

مراحل الزام به تنظیم سند رسمی برای دادگاه

در این بند به اقداماتی که دادگاه برای انجام مراحل الزام به تنظیم سند رسمی انجام می‌دهد، اشاره می‌کنیم.

• احراز مالکیت خوانده: از طریق استعلام ثبتی
• احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع: برای احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع به عنوان مثال در مورد تلفن و سایر انشعابات
• احراز تادیه قسمتی از ثمن (پیش پرداخت) و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم: احراز تادیه قسمتی از ثمن و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم به عنوان مثال در مورد چک، استعلام از طریق بانک
• احراز انجام معامله و قرارداد از بررسی اسناد و اظهارات طرفین و شهود: ملاحظه اصل مبایعه نامه، توجه به دفاعیات خوانده، توجه به اهلیت طرفین، توجه به نحوه تحریر سند عادی، توجه به مفهوم و ماهیت سند تنظیمی و شروط و تعهدات طرفین
• احراز هویت و شناسایی فروشنده و خریدار و در صورت فوت آ‌ن‌ها، ورثه با ملاحظه انحصار وراثت: احراز هویت و شناسایی طرفین معامله توسط دادگاه یکی از اقدامات دادگاه برای الزاام به تنظیم سند رسمی می‌باشد و در صورت فوت آن‌ها ورثه طرفین با ملاحظه گواهی انحصار وراثت ملزم به تنظیم سند رسمی می‌شوند.
• تحقیق درباره مورد معامله: تحقیق درباره مورد معامله، اگر در رهن بانک باشد، تعیین و احراز میزان بدهی، با حفظ حقوق مرتهن یا بازداشت کننده مقدم، حکم به الزام انتقال داده شود.
• توجه به هزینه های انتقال سند و عهده دار بودن آن از سوی طرفین: هزینه‌های لازمه به طور معمول برای انتقال (مالیات و عوارض شهرداری) بر عهده مالک و هزینه تحریر سند بالمناصفه بر عهده طرفین است.
• انجام هر گونه تحقیق و اقدامی برای کشف حقیقت: انجام هر گونه تحقیق و اقدامی برای کشف حقیقت لازم باشد، مثلا در مورد تملک مالکانه، معاینه محل برای احراز تصرفات

دادگاه صالح برای رسیدگی

دعوی الزام به انتقال رسمی ملک در شمار دعاوی اموال غیر منقول قرار ندارد، بنابراین، براساس قاعده کلی و عمومی صلاحیت رسیدگی به دعوی مذکور در دادگاه محل اقامت خوانده به عمل می‌آید. مطابق ماده ۱۲ قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امورد مدنی رسیدگی به دعاوی مربوط به اموال غیرمنقول اعم از دعاوی مالکیت، مزاحمت و .. و سایر حقوق راجع به اموال غیرمنقول را تعریف کرده و دعوی الزام به انتقال رسمی ملک در شمار آن‌ها وجود ندارد. لذا براساس قاعده کلی و عمومی صلاحیت که در ماده ۱۱ قانون صدرالذکر مندرج است، رسیدگی به دعوی مذکور و طی مراحل الزام به تنظیم سند در دادگاه محل اقامت خوانده به عمل می‌آید.

خواهان برابر مواد ۱۰، ۱۲ و ۲۶ قانون آیین دادرسی مدنی باید دادخواست خود به خواسته الزام فروشنده به حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسی را ثبت و آن را تقدیم دادگاهی کند که محل وقوع ملک در آن حوزه آن دادگاه است. زیرا در مورد اموال غیر منقول دادگاه صالح برای رسیدگی، دادگاه محل وقوع مال است. البته با عنایت به طولانی بودن زمان رسیدگی تا حصول نتیجه قطعی بهتر است فروشنده، ضمن دادخواست خود صدور دستور موقت مبنی بر توقیف ملک مورد خریداری را از دادگاه درخواست کند تا فروشنده در این مدت نتواند ملک را به شخص دیگری منتقل کند.